Transformation des opérations de devis à commande pour une entreprise mondiale
Objectif
Permettre un modèle opérationnel autonome « Quote-to-Order » en déployant la plateforme Autonomous Finance afin d’automatiser la prise de décisions, l’orchestration des flux de travail et la gouvernance à travers la gestion des contrats, la tarification, le traitement des commandes et l’allocation des stocks. L’objectif était d’accélérer la réalisation des revenus, d’améliorer les niveaux de service, de réduire les efforts manuels, de renforcer la conformité et de favoriser une expansion durable des marges.
La problématique
Le client était confronté à d'importantes inefficacités tout au long de la chaîne de valeur Quote-to-Order en raison de la fragmentation des processus de validation des contrats, de gestion des prix, de gestion des commandes, d’allocation des stocks et de configuration des promotions. L'absence de règles d'affaires standardisées, de visibilité en temps réel et de processus harmonisés entre SAP, Salesforce et Excel limitait la capacité à prioriser les commandes à forte valeur ou sensibles au crédit, entraînant des retards, des erreurs, des risques de conformité et des reprises de travaux.
Les prises de décision manuelles en matière d'allocation, les approbations de contrats, la gestion des stocks et les mises à jour de prix engendraient des goulets d’étranglement opérationnels qui nuisaient à la performance d’exécution des commandes, ralentissaient l’exécution, réduisaient la productivité et, en fin de compte, limitaient la réalisation du chiffre d'affaires et de la marge.
La solution
HCLTech a mis en œuvre la plateforme financière autonome, déployant des agents AI spécialisés sur l’ensemble de la chaîne de valeur Devis-Commande afin d’automatiser la prise de décision, d’orchestrer les flux de travail et d’optimiser les résultats d’affaires.
Les principaux éléments de la solution comprenaient :
Gestion des commandes et optimisation de l’exécution des commandes
- Agent d’allocation des commandes utilisait la rentabilité, le DSO, la disponibilité des stocks et l’exposition aux pénalités pour prioriser et optimiser dynamiquement les décisions d’allocation.
- Agent d’optimisation de l’exécution permettait l’exécution en temps réel de l’allocation, équilibrant les engagements envers les clients, les contraintes d’inventaire et les priorités d’affaires afin d’améliorer les résultats de l’exécution des commandes.
- Agent de commande propre validait de façon autonome les commandes, identifiait les anomalies, prévenait les transactions en double et accélérait le flux des commandes via SAP.
- Agent d’orchestration des approbations standardisait les flux d’approbation via des acheminements automatisés, des notifications et des contrôles de gouvernance.
- Agent d’inventaire automatisait la planification des inventaires physiques, la visibilité des stocks, la détection des exceptions et le suivi en temps réel dans les différentes régions.
Gestion des contrats
- Agent de validation des contrats automatisait la révision des contrats, la validation et les flux d’approbation afin d’assurer l’exhaustivité, l’exactitude et la conformité avant le traitement des commandes.
Automatisation des promotions et de la tarification
- Agent de tarification automatisait la validation des prix et les mises à jour SAP, assurant l’exactitude des données et la conformité aux politiques dans tous les systèmes.
- Agent d’optimisation des promotions automatisait la configuration et les flux d’approbation des promotions, permettant une mise en marché plus rapide et une meilleure efficacité des promotions.
Cette transformation a permis de passer de processus fragmentés et manuels à un modèle opérationnel Devis-Commande intelligent et autonome capable d’optimiser en continu les revenus, les niveaux de service et la rentabilité.
Les impacts
Résultats financiers
- Amélioration de la marge de 1,2 % grâce à une allocation intelligente, à une gouvernance des prix et à une optimisation de l’exécution.
- Réduction des pertes de revenus par la validation automatisée des contrats, les contrôles de tarification et un traitement des commandes sans erreurs.
La Autonomous Finance Platform a transformé la chaîne de valeur « du devis à la commande » en passant d’un processus fragmenté axé sur la transaction à un modèle opérationnel intelligent et autonome qui optimise en continu la réalisation des revenus, la performance des marges et l’expérience client.
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